欢迎来到长沙品瑞商务咨询有限公司!

长沙标书代写

新闻分类

产品分类

联系我们

企业名称:长沙品瑞商务咨询有限公司

联系人:苏经理

电话: 15399983754

手机: 18175967433

邮箱:442333471@qq.com

地址:长沙市雨花区洞井街道德思勤复地.星光天地2号楼29029-29030房

网址:www.prsw88.com

标书制作过程、注意事项与经验总结

您的当前位置: 首 页 >> 标书资讯 >> 行业新闻

标书制作过程、注意事项与经验总结

发布日期:2022-05-05 作者: 点击:

长沙标书制作经验

小编根据标书制作中表露出来的问题,所犯的错误细节所在之处,大致总结如下:

1、在做投标文件时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款,找出其中几个关键点信息,Z好把这几个点单独摘出来放在一个文本里面,在做投标文件时肯定会用到,大致如下;

(1) 项目名称:一定要看清楚项目名称,即便有错别字也要跟招标的一致

(2) 招标编号:一定要看清楚招标编号,不能错一个字母

(3) 招标机构:看清楚是招标单位还是用户自己招标、或者是代理机构

4)投标截止日期:找到投标截止日期信息

5)有效期:有效期一般都是90天,但也有个别不同

6)份数:正本、副本份数,以及是否需要电子文件

7)字体:字体、字号是否有要求

8)交货地点:交货地点是否已制定或写着用户指定

9)服务期限:客户要求的售后服务期限

10)资质信息:把每一个资质都列出来制成清单

11)其他认为有必要的信息

2、阅读完招标文件后就要开始做投标文件了,首先了解一下投标书的基本组成,不同公司要求可能不一样,名字也会有不同,一般的投标文件基本都包含以下内容;

1)投标书(格式基本都是一样的)

2)投标一览表(不同公司要求格式不同)

3)投标分项报价表/分项报价表(格式基本一致)

4)货物说明一览表(有的可能没有)

5)技术规格偏离表(必须有,格式基本一致)

6)商务条款偏离表(必须有,格式基本一致)

7)资质证明文件(有的需要单独装订,不在这里体现)

8)技术方案(技术方案内容自定,一般要求与技术响应参数一致)

9)项目实施方案(一般都有,格式自定)

10)项目培训方案(一般都有,格式自定)

11)售后服务方案(有的与培训合在一起写)

12)公司介绍(非必须)

3、在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方,在标书的编制过程中,大致可以分为以下几个步骤;

1)搭建框架:根据招标文件中的投标标书要求,先搭建一个整体的框架,说白一点就是先把一级标题搭建起来;

2)逐一填充内容:按照招标要求一步一步的去填充内容,完善各个模块;

3)标书合稿:因为标书一般都不会是一个人来完成,会涉及到商务、技术、测试、培训等各部分内容,需要各个岗位的人员都参与进来共同完成,这个过程可以采取传递式方式完成,可以避免重复工作;如果标书是一个人完成的先将各部分内容分别制作,或直接优先制作对应模版,进行Z后填充。

3)检查核对:这个过程是Z重要的过程,检查核对一定不能只靠自己来核查,Z好是找一个专门的人员来辅助完成这个工作。这个过程需要反复的进行,自己的检查是第一步,团队之间的检查是第二步,相关责任领导Z后的复查时第三步,按照步骤逐一完成。因为很多标书都是根据其他同类标书修改的,所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。

4)纠错完善:核对的同时Z主要的工作就是纠正错误,及时改正,这里的纠错不仅仅是内容,还有格式上的纠正。如果多人参与的话,某一个人修改了某部分内容一定要告知其他人,这样不仅是为了避免俩人同时改了同一个地方造成工作冲突,也是为了提高工作的效率;所有的对应改动需进行批注Z后汇总。

5)核实定稿:此时到了电子文件制作的Z后一个环节了,责任领导核实确认无误后就可以定稿了,定稿之后就不要在动了,可以由相关人员进行打印了;

6)打印核查:打印的时候切记不要一次性全部打印出来,先打印一份出来,打印完成后再对打印出来的纸质文件进行排查错误,主要是页码、目录、有没有错位等格式上的错误,以及比较明显的错误,在返回去对照电子文本纠正,如果一次打了很多份万一出现问题就会造成浪费;

7)装订标书:核查无误,打印完成后,按照招标要求进行装订封存就可以了,致此标书制作完成。

4、相关经验说明

(一)总体细节

在总体上要注意以下几个方面:

1)风格:整体风格是否一致,字体、字号要求是否跟招标文件要求一致;

2)框架:整体框架组成是否跟招标文件中要求一致,原则上只能多不能少

3)页眉:一定要看清楚页眉是否全文都是一致的,是否正确

4)页脚:看清楚页脚的页码是否正确,页脚页码位置是否合适

5)替换:因为大部分标书都是用以前类似的标书为模板修改的,此时一定要排查清除旧标书中的相关内容,特别是前面提到的几个关键点一定要看清楚是否全部修改

6)打印:需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表、分项报价表、货物说明一览表、技术规格偏离表、资质证明文件等信息单独打印,如果有当做好对应章节时,即刻将该章节另存一份,以免忘记。

(二)投标书

“投标书”一般作为一个投标文件的第一章,是对招标的一个响应,一般在招标文件中会给出格式,此时必须按照招标文件中的格式来做(一般来说基本都是一样的,也有个别的会稍有差异),在投标书部分要注意以下几部分内容:

(1)招标机构:要在招标文件中核对招标机构是客户、还是招标公司、还是代理机构,要确认不能弄错;

(2)项目名称:Z好从招标中复制粘贴,以免写错字或掉字,特别是当招标文件中出现错误时,Z好按照招标一致,不要擅自修改;

(3)项目编号:有的需要填项目编号,此时Z好从招标中复制粘贴,但需要注意字体,因为在文档中字母一般默认的式time new roma字体,如果招标中有要求,则Z好改成对应的字体;

(4)项目包号:很多项目在招标时并不是全部的内容,而是只选择其中一包或几包,在这里会要求写上包号,如果包号有具体的名字,Z好写全,如果没有则写清楚第几包即可;

(5)销售和地址:填写本次负责的销售及其职位,还有公司的地址,这个一般不会错,没什么好说的;

(6)份数要求:一般来说都是正本1份,副本4份,但并不全是这样,不同的招标机构会要求不一样,份数也不尽相同,有的还需要电子文件,这个一定要在招标中核对清楚;

(7)投标价格:这里一般是小写的,但有的也会要求大写、小写并存,要注意看清楚,如果可以Z好都写上;

(8)投标人参数:不要大意把自己公司的信息都写错,特别是银行账号要看清楚。

(三)投标一览表

“投标一览表”(也有的叫‘开标一览表’)作为投标书的第二章,是用来表明投标内容信息的一个概括,格式各个公司都不尽相同,在编写时注意按照招标要求去做就可以了,在这里需要注意下面几个方面:

(1)表头前的信息:这个地方一般来说是项目名称、项目编号、分包名称三项,但有的公司是投标人名称、项目名称、分包名称三项,所以在这里要看清楚,不要弄错了(后面的分项报价表、货物一览表、技术偏离表和商务偏离表也是一样)。项目名称(或投标人名称)、项目编号就不说了了,分包名称有的话就填,没有的时候千万不要空着,要填上“/”;

(2)表后面的信息:表后面都是投标人签字盖章的地方,这个地方基本都是一致的,可能的区别就是叫法不一样,比如:有的叫投标人,而有的叫投标人名称,性质是一样的,错了虽然没啥影响,但为保险起见,Z好还是核对清楚;

(3)表里面的内容:根据招标文件中的信息去完善就可以了,区别就在于有的只需要填一个钱数就行,而有的需要把投标参数逐一填上。

(四)分项报价表

“分项报价表”(有的叫‘投标分项报价表’)是用来说明投标货物分项报价明细信息的,表格信息与招标参数一一对应就好,需要注意下面几个方面:

(1)表头前信息:与“投标一览表”第(1)条一致;

(2)表后面的信息:与“投标一览表”第(3)条一致;

(3)表格的数量:有的在招标参数中分成了多个表格,比如:软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;

(4)表里面的内容:在这一部分是需要特别注意的,一般包括序号、名称、规格型号、数量、原产地和制造商名称、单价、总价、备注几个部分,对于这里面的每一个部分都需要注意,具体入下:

1)序号:序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称”一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;

2)名称:名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进行拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号则要以大项为主;而后面的几列参数则以小项为基准;

3)规格型号:按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息,如果有型号的话一定要写上,如果没有可以不写,原则上这里的参数信息应当与后面的货物说明一览表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致;

4)数量:跟招标参数中的数量一致,注意是单位不能落下,也要一致;

5)原产地和制造商名称:一般来说就是投标公司注册地址和名称,结构一般都是“中国+投标人名称”;

6)单价:该小项系统单价信息,这里需要注意的是货币单位是否已经给出,如果没有一般为人民币/元,也可以自行注明;

7)总价:与单价一致;

8)备注:说明性文字,一般是不会填写的,但不要空着,一般都是写一个“无”字。

(五)货物说明一览表

“货物说明一览表”是用来列举出投标货物说明信息,表格参数与招标参数一一对应就好(有的没有这一章节),需要注意下面几个方面:

(1)表头前信息:与“投标一览表”第(1)条一致;

(2)表后面的信息:与“投标一览表”第(3)条一致;

(3)表格的数量:有的在招标参数中分成了多个表格,比如:软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;

(4)表里面的内容:这一部分是需要特别注意的地方,一般包括序号、货物名称、主要规格、数量、交货期、交货地点、其他几项内容,对于这里每一个部分都需要注意,具体如下:

1)序号:序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称”一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;

2)货物名称:名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进行拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号则要以大项为主;而后面的几列参数则以小项为基准;

3)主要规格:按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息,原则上这里的参数信息应当与后面的分项报价表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致;

4)数量:跟招标参数中的数量一致,注意是单位不能落下,也要一致;

5)交货期:这是一个需要注意的地方,一定要与招标中参数一致,如果招标文件中没有说明,Z好写上“xxx指定地点”(xxx代表客户);

6)交货时间:这是一个需要注意的地方,一定要与招标中参数一致,如果招标文件中没有说明,Z好写上“xxx指定时间”(xxx代表客户);

7)其他:说明性文字,一般是不会填写的,但不要空着,一般都是写一个“无”字。

(六)技术规格偏离表

“技术规格偏离表”应该算是投标文件中商务响应部分Z重要的一个章节了,很多信息都是以这里的参数为基准的,在技术规格偏离表中需要注意以下几个方面:

(1)表头前信息:与“投标一览表”第(1)条一致;

(2)表后面的信息:与“投标一览表”第(3)条一致;

(3)表格的数量:有的在招标参数中分成了多个表格,比如:软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;

(4)表里面的内容:这一部分是需要特别注意的地方,一般包括序号、服务内容、招标文件条款号、招标需求、投标响应、偏离、说明几项内容,对于这里每一个部分都需要注意,具体如下:

1)序号:序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称”一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;

2)服务内容:名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进行拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号则要以大项为主;而后面的几列参数则以小项为基准;

3)招标文件条款号:这里是一个比较重要的地方,因为很多招标文件都比较混乱,所以在这个地方尽量把条款号找到Z小的项,对应到ZZ准确的位置,如果在招标文件中实在找不到非常准确的信息,那么就对应到一个相对准确的位置,终究一句话要与招标对应;

4)招标需求:也就是所谓的招标参数,一般都是在招标文件的技术规格参数章节(也有的不是),按照对应内容复制粘贴即可;

5)投标响应:这个应该算是这一章节Z重要的地方了,在这里需要着重去编写,对应招标参数撰写自己的投标参数,需要需要特别注意的就是不能够为了省事直接粘贴过来,那样是会被废标的,在这里有几个小的窍门,可以让你写的比较快,如下:如果这一份标书是确定要中标的标书,那么这一块需要非常认真的去写,必须保证的一点是对招标参数响应不能有一条的遗漏,可以多但绝对不能少,如果在响应时没有这一项可以把招标的复制过来,稍微改一下表达的方式;‚如果这一份标书是用来围标的,那么响应内容就比较简单了,一般都是把招标参数直接复制过来,但为了避免被废标,Z好对粘贴过来的参数进行修改,比如修改一下表达的方式、换一下位置等都是可行的;ƒ如果这一份标书室用来中标的,但确实没有很好的自己的参数去响应,那么可以先把招标参数复制过来,然后对其进行改头换面,比较长的可以拆分为多项的就拆分在详细说明,对于招标中没有排序的尽量排序,使其显得看起来不一样,但读起来内容一致就可以了。

6)偏离:一般都是“无偏离”;

7)说明:一般都是“无”。

(七)商务条款偏离表

“商务条款偏离表”是对招标文件中纯商务要求的一个响应,也是为了说明投标人有资格参与此次招标的一个响应,Z好能够与招标中一一对应,需要注意一下几个方面:

(1)表头前信息:与“投标一览表”第(1)条一致;

(2)表后面的信息:与“投标一览表”第(3)条一致;

(3)表里面的内容:商务条款偏离表内容一般都不会太多,因此大多也不会出什么问题,但也需要注意,一般包括序号、招标文件条款号、招标文件的商务条款、投标文件的商务条款、说明几项内容,按照要求逐一响应即可(如果实在找不到对应的,也可以直接响应全部),具体如下:

1)序号:序号可以是手写,可以是自动生成;

2)招标文件条款号:对应招标文件的资格要求条款部分,一般在投标人须知章节,找到对应条款号即可;

3)招标文件的商务条款:对应招标文件的资格要求条款部分,一般在投标人须知章节,对应内容逐条复制即可;

4)投标文件的商务条款:对应招标条款逐一响应即可;

5)说明:一般都是“无”。

(八)资格证明文件

“资格证明文件”是用来展示投标人资格信息的章节,是很重要的一个章节,此时在第一部分中所需要列出的清单就是用于此,按照找出来的资格列表,逐一去排列响应,尽可能的全部响应,除此之外也可放上一些没有要求,但觉得很有必要的资质。

在这里还需要注意的是,是否要求单独打印,如果有则完成该章节后即刻另存一份。

一般来说,以下资质都是必不可少的:

1)营业执照副本

2)税务登记证书

3)法定代表人授权书(附带法人和授权人身份证复印件正反面)

4)社保登记证及社会保障金缴纳记录

5)质量管理系统认证证书

6)双软认证(针对软件的)

7)组织机构代码证

以下资质一般为必要的,根据要求添加:

1)投标人基本情况

2)服务人员基本情况

3)投标人资信证明

4)投标人无违法犯罪记录证明

5)投标人相关案例和业绩

6)投标人承诺书

7)其他相关文件......

(九)技术方案

“技术方案”是针对招标技术规格参数的具体响应内容,要与技术规格偏离表响应信息保持一致,是对响应参数的一个更加具体的说明信息。一般来说可以从技术方案中找到相关内容,粘贴进来即可。

(十)项目实施方案

“项目实施方案”是针对本项目实施的一个具体响应信息,一般招标文件中都会有要求,这一部分会作为评标的一个得分点,因此该部分内容需要认真去写,各公司内容不尽相同,但一般来说都包含了以下几部分内容:项目管理组织机构的描述、项目组织机构组成和成员信息、具体实施方案信息三大部分内容。

在这里为了以后简便,可以将其做成一个通用的内容,组织好语言做成所有的项目都能够使用的,那么在以后的项目中该章节直接复制即可,会省去很多时间。

(十二)项目培训方案

“项目培训方案”是用来说明针对本项目后期培训的一个方案,也是很重要的一个章节,需要认真去写,内容基本都是一致的,根据各公司实际培训制度的不同而不同,但一般都包含以下几方面内容:培训计划(目标)、培训内容、培训人员等内容。

也可以做成一个通用的培训方案,后期可直接使用。

(十三)售后服务方案

“售后服务方案”是用来说明项目后期服务支持的方案,是很重要的,一般客户会很看重售后服务信息,所以这一章节一定要认真写,在招标参数中会有关于售后服务期限的信息,在这里需要注意的是要根据招标参数的要求去响应,一般都包含以下内容:服务承诺、服务期限内容、服务具体措施等信息。

也可以做曾通用的,后期直接使用。注意,由于陪标情况的存在,需要多备几份通用模版

(十四)公司介绍

“公司介绍”不是必须的内容,可以有可以没有,不会影响投标的结果,一般建议尽可能放上,内容包括公司的简介和客户案例的罗列说明,也可单独打印。

重点内容:

1、 产品清单需优先确认。

2、 商务、技术偏离响应表,利用引用功能添加,标题设置时注意对应是否在标题引用栏内

3、 标书制作前先列好大纲,特别是技术部分的大纲目录。

4、 对一二三四级标题与正文格式根据标书要求进行设置,如无要求可选择仿宋或宋体

5、 对照各所需的资质文件确认是否过期。

6、 各企业相关资质文件进行重命名,并进行分文件夹、分内容、分企业分类。

7、 货物一览表、分项价格表、开标一览表、技术、商务偏离响应表在excel上根据格式重新制表。

8、 一份以上标书确定是否有共同内容,防止串标。

9、 相关重点内容进行批注插入,方便再次寻找。

10、 索引表的建立

标书制作管理流程:

1、招标文件内容确认,相关信息勾勒制成表格,带星加粗内容重点突出。废标项、加分项、资质原件项重点突出。

2、商务部分资质清单。根据商务部分资质清单一项项对应满足,同时检查有效期。未满足的进行标注。

3、技术部分资质清单。根据技术部分相关产品清单、所需对应的产品资质清单、售后服务、授权资料、技术部分评标所需内容清单进行制作、制作完成后,根据清单完成对应的资质收集、检查有效期、检查是否符号要求:如对应厂家盖章、是否需要原件。不满足的进行标注。

4、技术部分内容:技术部分内容根据标书需求建立大纲,进行分解制作目录。根据目录内容进行填充。

5、项目实施、培训与售后服务内容模块:建立统一的基础项目实施与售后服务内容板块,一共三套,以用于围标,陪标所需,三套模版需有区分。同时根据标书的需求进行对应的修改。

6、确认产品清单、根据产品清单制作、分项价格表、货物说明一览表。

7、根据货物说明一览表以及技术评分内容制作技术偏离响应表。

8、根据标书必须项与商务平方项制作商务偏离响应表。

9、合并,建立具体的格式与对应的项目目录标号。所有拆分内容根据目录进行插入。

10、各级标题格式设计时加入序号,方便后期的内容插入或者删除。

11、所有图片插入内容时进行格式确认,进行分页,防止内容修改时出现空白页。

12、合并完成后,制作完成后自己进行初审,然后交叉互审,Z后领导审查。

13、定稿,需提前至少一天定稿,打印一份原件Z后审核排版,确认后Z后打印封标。

14、封标根据标书规定内容进行封标,注意标封。

朂后,大家应该对长沙标书的制作有了解了。



本文网址:http://www.prsw88.com/news/519.html

关键词:长沙标书制作,长沙标书

上一篇:招标和投标的程序
下一篇:没有了

Z近浏览:

  • 在线客服
  • 联系电话
    15399983754
  • 在线留言
  • 手机网站
  • 在线咨询